7 tips die het werk op kantoor een stuk efficiënter maken
Efficiënter werken op kantoor kan ervoor zorgen dat er betere resultaten worden gehaald. Daar komt bij kijken dat je als werknemer vaak ook prettiger aan het werk kunt als je efficiënt bezig bent. Hierdoor zullen niet alleen de resultaten beter worden, maar zullen de werknemers ook meer plezier hebben in het werk dat zij uitvoeren. Kortom, efficiënter werken op kantoor is beter voor het resultaat, de sfeer en de werknemers. In dit artikel lees je dan ook 7 tips die je kunt gebruiken om efficiënter te werken op kantoor.
1. Zorg voor de juiste indeling
De indeling van het kantoor is zeer belangrijk. Er moet bijvoorbeeld genoeg ruimte zijn tussen bepaalde werkplekken, maar er moet ook gedacht worden aan de efficiëntie voor tijdens het werken. Wordt er op het kantoor veel gebruik gemaakt van een kopieermachine, zorg er dan voor dat deze in de buurt van het kantoor staat of in de ruimte zelf. Als het apparaat aan de andere kant van het gebouw te vinden is, dan kost het veel tijd om documenten te kopiëren. De indeling is dus erg belangrijk voor het efficiënt kunnen werken op kantoor. Als je een klein kantoor hebt, is het aan te raden om je te laten adviseren voor een juiste indeling.
2. Kies de juiste meubels
Als je bezig bent met de inrichting van een nieuw kantoor of op zoek bent naar nieuwe meubels, dan kun je ook op dat vlak veel voor elkaar krijgen op het gebied van efficiëntie. Kies voor meubels van de beste kwaliteit. Een werkplek op een kantoor wordt vaak dagelijks intensief gebruikt voor een langere periode. Dan is het verstandig om te kiezen voor meubels die ook langere tijd mee kunnen gaan. Ergonomische werkplekken en meubels zijn dan zeker ook zeer van belang. Hierdoor kan de werknemer prettig aan het werk gaan en betere resultaten halen.
3. Maak gebruik van elkaars talenten en kennis
De inrichting is belangrijk, maar ook het samenwerken onderling. Door te ontdekken waar jouw eigen talenten en krachten liggen kun je erachter komen in welke werkzaamheden je het best bent. Dat geldt natuurlijk ook voor jouw collega’s. Als jullie van elkaar weten wie waar goed in is, dan kun je gebruik maken van elkaars talenten en kennis. Kijk daarbij ook naar zaken waar je energie van krijgt en wat juist energie kost. Kost het jou bijvoorbeeld energie om een rapport op te stellen en is dat iets wat jouw collega juist erg leuk vindt om te doen, schakel dan zijn of haar hulp daarbij in.
4. Planning
Door een goede planning op te stellen kunnen resultaten zonder veel stress worden behaald. Als je in een kantoor werkt waar gebruik wordt gemaakt van deadlines voor bepaalde opdrachten of klussen, zorg er dan voor dat de planning die daarvoor gemaakt wordt ook goed in elkaar steekt. Om stress zoveel mogelijk te voorkomen kun je bijvoorbeeld een planning maken waarbij de deadline 2 dagen eerder wordt gesteld dan de daadwerkelijke deadline. Mocht er onverhoopt iets misgaan, dan heb je daarvoor nog voldoende speling.
5. Maak gebruik van hulpmiddelen
Apparaten maken het werk op kantoor een stuk eenvoudiger. Dit houdt in dat er naast de juiste meubels ook gebruik moet worden gemaakt van de beste apparatuur en hulpmiddelen. Snelle computers die geschikt zijn voor het werk dat er moet worden verricht zijn bijvoorbeeld cruciaal. Ook het netwerk waarop iedereen werkt moet voldoen aan de eisen die je stelt voor de werkzaamheden. Daarnaast zijn andere hulpmiddelen ook van belang zoals printers, kopieermachines, een koffieautomaat en andere hulpmiddelen van de beste kwaliteit.
6. CPU houders
Het belangrijkste hulpmiddel dat op veel kantoren gebruikt wordt is de computer. Deze staat vaak los op de grond en in sommige gevallen op het bureau afhankelijk van het model. Daarom is het aan te raden om gebruik te maken van een CPU houder. Een CPU houder is een beugel of constructie die de computer onder het bureau kan plaatsen. De computerkast hangt dan onder het bureau zodat er genoeg ruimte overblijft om jouw benen kwijt te kunnen. Kabels kunnen daardoor ook beter worden weggewerkt. Door gebruik te maken van een CPU houder zorg je voor een opgeruimd bureau, ruimte op de grond en dat kabels niet in de weg zitten.
7. Lamineerapparaten
Als belangrijke documenten geprint of gekopieerd worden, dan is het gebruik van een lamineerapparaat ook aan te raden. Met een lamineerapparaat worden de documenten voorzien van een laagje kunststof die de papieren beschermen tegen vocht, scheuren, verkleuringen of andere beschadigingen. Naast een printer, kopieerapparaat, nietmachine en perforator, is een lamineerapparaat één van de belangrijkste hulpmiddelen voor documentatie verwerking.